Bezpłatne dla klinik na płatnych kampaniach
Szkolenie recepcji
Szkolenie recepcji to przygotowanie Twojego zespołu recepcji do obsługi pacjentów, którzy wypełniają formularz z reklamy - czyli zostawiają swój numer telefonu, a recepcja oddzwania. Tacy pacjenci są inni niż pacjenci z polecenia: nie znają Twojej kliniki, podpisali się równocześnie u 3 konkurentów i wybiorą tego, kto oddzwoni jako pierwszy i da konkretne odpowiedzi. Po szkoleniu Twoja recepcja zamienia więcej kontaktów z reklam w realnie umówione konsultacje - bez zwiększania budżetu na kampanie. Klinki, które mają u nas wykupione kampanie, dostają to szkolenie bezpłatnie.
Szkolenie z Adcare
Checklista:
Jak prowadzić rozmowę z pacjentem
Jak reagować na obiekcje
Jak skrócić czas odpowiedzi
Zaufało nam ponad 50 klinik
Dlaczego
Dlaczego szkolenie recepcji ma sens dopiero przy kampaniach reklamowych
⏱️
Pierwsze 15-30 minut decyduje, do której kliniki pójdzie pacjent
Pacjent z reklamy wypełnia formularz na stronie zabiegowej, zostawia numer telefonu. Recepcja musi oddzwonić do niego w ciągu 15-30 minut, bo w tym samym czasie ten sam pacjent wypełnia formularze u 2-3 innych klinik. Wybierze tę, która oddzwoni jako pierwsza i da konkretne odpowiedzi. Czas reakcji recepcji to najważniejszy wskaźnik decydujący, czy pacjent siadł na Twoim fotelu, czy konkurencji.
📋
Pacjent z reklamy to inna rozmowa niż pacjent z polecenia
Pacjent z polecenia ma przygotowane pytania, zna lekarza, ufa Twojej klinice. Pacjent z reklamy nie zna Was - boi się ceny, nie wie, czy może zaufać, dopytuje o szczegóły. Recepcja, która przyzwyczaiła się do pacjentów z polecenia, traci większość kontaktów z reklam - bo nie wie, jak na nie rozmawiać. Bez skryptu improwizuje i traci pieniądze, które wydałeś na reklamy.
🔗
Bez wyszkolonej recepcji kampanie nie zwracają się
Możesz mieć najlepsze reklamy w branży i 50 zgłoszeń dziennie - jeśli recepcja nie zamieni ich w konsultacje, kampanie nie zwracają się. Recepcja jest ostatnim ogniwem, na którym cały system najczęściej się wywraca. Dlatego dla klinik z naszymi kampaniami szkolenie recepcji jest wpisane w stałe wdrożenie - bez niego nie ma sensu wydawać budżetu na reklamy.
Problemy
Problemy z recepcją, które widzimy u naszych klientów
Proces
Jak wygląda szkolenie recepcji
01
Analiza obecnego procesu obsługi kontaktów
Sprawdzamy, jak Twoja recepcja obecnie obsługuje kontakty z reklam - jeśli już jakieś masz. Patrzymy na konkretne dane: ile czasu mija od wypełnienia formularza do telefonu, czy istnieje spójny skrypt, jak recepcja reaguje na pytanie o cenę. Jeśli kampania jest dopiero w startowę, omówienie obecnego procesu zrobimy podczas pierwszego spotkania.
02
Skrypt rozmowy zdanie po zdaniu
Przygotowujemy gotowy skrypt rozmowy dopasowany do Twoich zabiegów. Recepcja dostaje konkretne zdania: jak się przedstawić, o co dopytać pacjenta, jak odpowiadać na pytanie o cenę (z konkretnymi widelkami cenowymi), jak reagować na "muszę się zastanowić", jak domknąć rozmowę na umówionej konsultacji.
03
Standard czasu reakcji + automatyczny monitoring
Ustalamy standard: oddzwonienie do pacjenta w ciągu 15-30 minut w godzinach pracy kliniki. W naszym CRM widzimy ile czasu mija od wypełnienia formularza do pierwszego telefonu. Jeśli któryś kontakt przekracza ten czas - automatyczny alert dla Ciebie i menedżera recepcji.
04
Szkolenie zespołu recepcji online
Spotkanie online z zespołem recepcji (30-60 minut). Omówienie skryptu, ćwiczenia rozmów na przykładach z Twojej branży, pytania zespołu. Nagrywamy całe spotkanie - nowe osoby w recepcji mogą je obejrzeć zamiast szkolić się od zera.
05
Odsłuchanie rozmów i konkretny feedback (opcjonalnie)
Po wdrożeniu, jeśli Twoja klinika ma nagrywanie rozmów, odsłuchujemy 5-10 prawdziwych rozmów recepcji z pacjentami z reklam. Dajemy konkretny feedback - co działa, co poprawić, jakie zdania dodać do skryptu. Recepcja doskonali się na podstawie realnych sytuacji, nie teorii.
Zakres
Co dostaje Twoja recepcja w ramach szkolenia
✓
Skrypt rozmowy z pacjentem z reklamy
Gotowy dokument: jak się przedstawić dzwoniąc do pacjenta z reklamy, jak go zakwalifikować, jak odpowiadać na pytania o cenę (z konkretnymi widelkami), jak reagować na obawy, jak zamknąć rozmowę na umówionej konsultacji. Dopasowany do Twoich zabiegów i grupy pacjentów.
✓
Standard czasu reakcji i monitoring
Jasna reguła do wdrożenia: oddzwonienie w ciągu 15-30 minut w godzinach pracy. Automatyczny monitoring w naszym CRM - widzisz, ile czasu mija między wypełnieniem formularza a telefonem od recepcji. Przy przekroczeniu progu - alert.
✓
Priorytetyzacja kontaktów w CRM
Recepcja widzi w CRM, które kontakty są z kampanii (priorytet) a które organiczne, na jaki zabieg pacjent się dopytywał i z której reklamy przyszedł. Dzięki temu wie, na czym ma się skupić i na jaki temat pacjenta dopytać.
✓
Szkolenie online dla całego zespołu recepcji
Spotkanie online (30-60 minut) z całym zespołem recepcji - omówienie skryptu, ćwiczenia rozmów, pytania od zespołu. Nagrywamy całe szkolenie, żeby nowe osoby w recepcji mogły je obejrzeć później.
✓
Feedback z prawdziwych rozmów (opcjonalnie)
Co miesiąc odsłuchujemy kilka nagranych rozmów recepcji z pacjentami z reklam (jeśli nagrywacie). Dajemy konkretny feedback - co działa, co poprawić, jakie zdania dodać do skryptu. To opcjonalny element współpracy.
Korzyści
Co zyskujesz, gdy Twoja recepcja przejdzie szkolenie
01
Bezpłatnie, gdy prowadzimy Twoje kampanie
Kliniki, które mają u nas wykupione płatne kampanie reklamowe, dostają szkolenie recepcji bezpłatnie. Traktujemy je jako stały element każdego wdrożenia - bo bez wyszkolonej recepcji kampanie nie generują pełnych wyników. Bez dodatkowej opłaty z Twojej strony.
✓
02
Więcej umówionych konsultacji z tej samej liczby kontaktów
Recepcja ze skryptem i standardem czasu reakcji zamienia w umówione konsultacje o 30-50% więcej kontaktów. Te same reklamy, ten sam budżet - więcej pacjentów na fotelu.
✓
03
Koniec z "nie pamiętam, gdzie się zgłaszałem"
Szybka reakcja recepcji + SMS z potwierdzeniem zapisu w 60 sekund = pacjent pamięta, że wypełniał formularz w Twojej klinice. Recepcja dzwoni w ciągu minut, nie dni - pacjent jeszcze nie zdążył się zapisać gdzie indziej.
✓
04
Recepcja wie skąd jest pacjent i czego oczekuje
Recepcja widzi w CRM, skąd pochodzi pacjent (z reklamy o implantach, ortodoncji, licówkach), na jaki zabieg się zapisywał. Od razu wie, o co dopytać i jakim tonem rozmawiać.
✓
05
Standard utrzymuje się po szkoleniu
Skrypt, monitoring czasu reakcji i regularne przeglądy sprawiają, że standard się utrzymuje. To nie jest jednorazowe szkolenie, które zapomina się po tygodniu - to wbudowany proces.
✓
06
Mierzalny wpływ na liczbę pacjentów na fotelu
Widzimy konkretne liczby: ile kontaktów wpadło z reklam, ile recepcja oddzwoniła w czasie 15-30 minut, ile zamieniła w wizyty na fotelu. Mierzymy efekt szkolenia twardymi danymi, nie domysłami "chyba lepiej działa".
✓
FAQ